1. ¿Qué debes saber antes de abrir tu empresa?

¡Empezamos la guía gratuita para abrir tu empresa en España!

En este apartado conocerás todo lo que hay que saber antes de empezar a montar tu negocio en España de la forma más ecoómica posible

Índice

1.1. Ámbito y tipología de la empresa

Lo primero que tienes que hacer para empezar a abrir tu empresa es decidir en qué país la vas a constituir. Si vives en España, la forma más sencilla y económica de montar tu negocio es usando el domicilio social en España. A la larga, España no es el mejor país para montar tu empresa a nivel fiscal, pero para empezar esto no supondrá un problema debido a que lo normal es que tengas más pérdidas que ganancias en los primeros años. Lo ideal es mover tu empresa a otros lugares de la UE cuando empieces a generar volúmenes considerables de beneficios, Los países, por proximidad y fiscalidad más recomendados para trasladar tu negocio desde España son Portugal o Andorra. No obstante, el mover la sede de tu empresa a otro país será más o menos complicado si esta es digital o física y dependiendo del tipo de negocio que realices.

También otras opciones que se pueden hacer es abrirte una empresa directamente en otro país. El país que pone muchas facilidades para poder realizar este tipo de aperturas es Estados Unidos, pero esto lo dejamos para otra guía.

Dicho todo lo anterior, supongamos que decides abrir tu empresa en España, facilitando mucho así los trámites de esta. Pero no solo debemos elegir si vamos a estar en España o no, también debemos decidir en qué comunidad autónoma y provincia elegimos. Esto en la mayoría de los casos, no lo elegimos nosotros, si no que situaremos nuestra empresa en nuestra vivienda habitual para ahorrar costes. La selección de la comunidad autónoma puede ayudar a la fiscalidad de la empresa y en las ayudas o subvenciones que el Gobierno da a las startups. Si tienes la posibilidad de elegir la sede de tu empres, lo mejor es decantarse por Madrid, País Vasco y las Islas Canarias.

Otro aspecto para decidir es si tu negocio es físico u online. Esto no va a cambiar mucho los trámites a seguir para abrir la empresa en España, pero sí que condiciona las estrategias y los recursos iniciales que necesitas para la misma. La recomendación, si es la primera vez que emprendes, es que abras una empresa digital. La razón es sencilla, tener un negocio online ahorra los recursos físicos que necesitas para montar una empresa física. Además, en el caso de tener que cerrarla es más fácil deshacerte de la online que de la física.

En este punto, vamos a suponer que has elegido montar una compañía online. No obstante, si alguno de los siguientes trámites cambiará para el negocio físico, se indicará los aspectos que son diferentes.

1.2. La mejor forma jurídica en España

Una vez seleccionado el ámbito de la región en España, debemos seleccionar qué forma jurídica queremos adoptar. Para ello vamos a realizar una breve descripción de las formas jurídicas más comunes en España.

¿En qué consiste trabajar como autónomo?

Trabajar como autónomo, también conocido como trabajador por cuenta propia o trabajador independiente, implica llevar a cabo una actividad económica de manera individual y autogestionada, sin depender de un empleador directo. Aquí te describo en qué consiste trabajar como autónomo:

Independencia laboral: Como autónomo, eres responsable de tu propio negocio o actividad. Tienes la libertad de tomar decisiones sobre el tipo de trabajo que realizarás, cómo lo llevarás a cabo y cuándo lo harás. Esta independencia también implica que puedes elegir a tus propios clientes y proyectos.
Gestión y administración: Los autónomos son responsables de administrar todas las áreas de su negocio, desde la contabilidad y los impuestos hasta la planificación estratégica y la atención al cliente. Debes asegurarte de mantener registros financieros precisos, cumplir con las obligaciones fiscales y mantener un flujo de trabajo organizado.
Flexibilidad: Una de las ventajas clave de trabajar como autónomo es la flexibilidad en cuanto a horarios y lugar de trabajo. Puedes decidir cuándo y dónde realizar tus tareas, lo que puede ser especialmente útil si buscas equilibrar tu trabajo con otros compromisos personales.
Responsabilidad financiera: Como autónomo, eres responsable de gestionar tus ingresos y gastos. Deberás establecer tus tarifas, presupuestar tus gastos operativos y asegurarte de mantener un flujo de efectivo saludable para cubrir tanto tus necesidades personales como los costos de tu negocio.
Seguridad social y seguro médico: A diferencia de los empleados asalariados, los autónomos suelen ser responsables de su propia seguridad social y seguro médico. Deberás investigar y elegir opciones de seguro de salud y considerar la posibilidad de cotizar para la seguridad social y las pensiones según las regulaciones de tu país.
Variedad de proyectos: Los autónomos a menudo tienen la oportunidad de trabajar en diversos proyectos y colaborar con diferentes clientes. Esto puede ser enriquecedor desde el punto de vista profesional, ya que te permite adquirir experiencia en diversas áreas y sectores.
Riesgo y estabilidad: Aunque trabajar como autónomo ofrece flexibilidad y control, también conlleva cierto nivel de riesgo financiero y laboral. Los ingresos pueden ser irregulares, lo que requiere una planificación financiera cuidadosa y la capacidad de manejar la incertidumbre.
Networking y promoción personal: Como autónomo, a menudo debes asumir el papel de promocionar tus servicios y crear una red de contactos. Esto puede implicar la participación en eventos de networking, la creación de una presencia en línea sólida y el establecimiento de relaciones con otros profesionales y clientes potenciales.

En resumen, trabajar como autónomo ofrece libertad, flexibilidad y la oportunidad de ser tu propio jefe. Sin embargo, también requiere una gestión diligente de aspectos financieros y administrativos, así como la capacidad de adaptarse a la naturaleza variable del trabajo y de asumir la responsabilidad de todas las áreas de tu negocio.

Ventajas:

Inconvenientes:

Como resumen, ser autónomo es una forma rápida de empezar la actividad empresarial, pero visto el gran riesgo económico y la falta de protección ante la fiscalidad, no es recomendable. No obstante, cabe destacar que te permite iniciar la actividad sin necesidad del capital social ni el coste de los trámites para abrir sociedades.

Nota: muy importante, señalar que en España no está obligado a darte de alta como autónomo si no ingresas en un año más del salario mínimo interprofesional o SMI, que se sitúa alrededor de los 13.000€ anuales

¿Qué es una comunidad de bienes o sociedad civil?

Una comunidad de bienes o sociedad civil es una forma de asociación entre dos o más personas que se unen con el propósito de llevar a cabo una actividad económica en común, con el objetivo de obtener beneficios. A diferencia de las sociedades mercantiles, como las sociedades anónimas (S.A.) o las sociedades de responsabilidad limitada (S.L.), las comunidades de bienes y las sociedades civiles no tienen personalidad jurídica propia, lo que significa que sus integrantes son directamente responsables y tienen una identidad legal separada.

Aquí hay algunas características clave de las comunidades de bienes y las sociedades civiles:

Número de socios: Pueden estar formadas por dos o más personas, que se conocen como “comuneros” o “socios”. Cada uno de estos socios contribuye en función de su aportación al negocio.
Personalidad jurídica: A diferencia de las sociedades mercantiles, las comunidades de bienes y las sociedades civiles no tienen personalidad jurídica independiente. Esto significa que no se consideran entidades legales separadas de los socios que la componen.
Responsabilidad: Los socios son solidariamente responsables de las deudas y obligaciones de la comunidad de bienes o sociedad civil. Esto significa que si la entidad no puede cumplir con sus obligaciones, los socios responderán con sus activos personales.
Gestión y administración: La gestión y administración de una comunidad de bienes o sociedad civil suele ser acordada entre los socios y se basa en el principio de igualdad. Las decisiones importantes deben ser tomadas de manera conjunta y se basan en el acuerdo entre los socios.
Régimen fiscal: Por lo general, las comunidades de bienes y las sociedades civiles tributan en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) en función de la parte de beneficios correspondiente a cada socio, aunque la tributación puede variar según la legislación fiscal de cada país.
Duración: Las comunidades de bienes y las sociedades civiles pueden tener una duración determinada o indefinida, según lo acordado entre los socios al establecer la asociación.
Objetivo económico: Las comunidades de bienes y las sociedades civiles se establecen con el objetivo de llevar a cabo actividades económicas, como la explotación de un negocio o la realización de proyectos específicos.

Es importante tener en cuenta que las regulaciones y requisitos para las comunidades de bienes y las sociedades civiles pueden variar según el país y la jurisdicción. Antes de formar una comunidad de bienes o sociedad civil, es aconsejable buscar asesoramiento legal y fiscal para comprender las implicaciones y responsabilidades asociadas.

Ventajas:

Inconvenientes:

La comunidad de bienes o sociedad civil es muy buena opción cuando hay varios socios y no se quiere hacer un desembolso grande. Además, esta opción es muy recomendable para proyectos cortos, si se tiene la intención de iniciar un proyecto de larga duración la comunidad de bienes no es lo más aconsejable.

¿Qué es una sociedad de responsabilidad limitada o SL?

Una sociedad de responsabilidad limitada (SRL), también conocida como compañía de responsabilidad limitada o LLC (por sus siglas en inglés, Limited Liability Company), es una forma de entidad empresarial que combina características de las sociedades mercantiles con ventajas de protección de responsabilidad personal de los socios similares a las de una corporación. La SRL es una estructura legal muy popular en muchas jurisdicciones debido a su flexibilidad y protección.

Aquí están algunas características clave de una sociedad de responsabilidad limitada:

Responsabilidad limitada: Una de las principales ventajas de una SRL es que los socios tienen una responsabilidad limitada. Esto significa que su responsabilidad por las deudas y obligaciones de la empresa está limitada a su inversión en la empresa. Los activos personales de los socios generalmente no están en riesgo en caso de que la empresa enfrente problemas financieros o legales.
Personalidad jurídica independiente: A diferencia de las comunidades de bienes o sociedades civiles, una SRL tiene personalidad jurídica independiente. Esto significa que la empresa es considerada una entidad legal separada de sus socios, lo que facilita la realización de transacciones comerciales, la firma de contratos y la adquisición de activos.
Número de socios: Una SRL puede tener uno o más socios, dependiendo de la legislación de cada país. Los socios pueden ser personas naturales o entidades legales.
Flexibilidad en la gestión: En la mayoría de las SRL, la gestión se puede estructurar de manera flexible. Los socios pueden designar a gerentes para que manejen las operaciones diarias o pueden participar directamente en la toma de decisiones y la gestión.
Tratamiento fiscal: Las SRLs a menudo tienen flexibilidad en su tratamiento fiscal. Pueden optar por tributar como una entidad separada o como una entidad “pasante”, en la que los beneficios y pérdidas se atribuyen directamente a los socios y se informan en sus declaraciones de impuestos personales.
Transferibilidad de participaciones: En la mayoría de las SRL, las participaciones de los socios se pueden transferir a otras partes de manera relativamente sencilla, lo que brinda cierta liquidez y flexibilidad.
Continuidad empresarial: Las SRLs pueden ser más duraderas que las empresas individuales, ya que la estructura de la empresa no depende únicamente de la vida de los socios.
Cambio de propiedad: El cambio de propiedad en una SRL generalmente es más sencillo que en otras formas de entidades empresariales, ya que no se requiere una transferencia formal de acciones.

Es importante destacar que las leyes y regulaciones que rigen las SRL varían según el país y la jurisdicción. Antes de establecer una sociedad de responsabilidad limitada, es esencial consultar con un asesor legal o fiscal para comprender los requisitos específicos y asegurarse de que esta estructura sea adecuada para tus necesidades y objetivos empresariales.

Ventajas:

Inconvenientes:

La sociedad de responsabilidad limitada es una gran opción para emprender un negocio de forma segura sin poner en riesgo los activos personales, de una forma más o menos económica y estableciendo una estructura sólida y duradera en el tiempo. Si los recursos lo permiten, esta es la forma jurídica más recomendable.

¿Qué es una sociedad anónima o SA?

Una sociedad anónima (S.A.) es una forma de entidad empresarial que se caracteriza por su estructura de propiedad compartida a través de la emisión de acciones o participaciones que representan la inversión de los accionistas en la empresa. La principal particularidad de una sociedad anónima es que sus accionistas tienen responsabilidad limitada, lo que significa que no son personalmente responsables de las deudas y obligaciones de la empresa más allá de su inversión en acciones.

Aquí te presento algunas características clave de una sociedad anónima:

Acciones y accionistas: La propiedad de una sociedad anónima se divide en acciones. Los accionistas son los propietarios de estas acciones y tienen derechos proporcionales en la empresa, incluyendo participación en las ganancias y el derecho a voto en asambleas generales.
Responsabilidad limitada: Los accionistas tienen responsabilidad limitada por las deudas y obligaciones de la empresa. Su responsabilidad se limita al monto que han invertido en acciones.
Personalidad jurídica independiente: Una sociedad anónima tiene personalidad jurídica independiente de sus accionistas. Esto significa que se considera una entidad legal separada que puede realizar transacciones comerciales, celebrar contratos y adquirir activos en su propio nombre.
Capital social: El capital social de una sociedad anónima se compone del valor total de las acciones emitidas. Puede dividirse en acciones de diferentes clases con derechos y privilegios específicos.
Gobierno corporativo: Las sociedades anónimas suelen tener una estructura de gobierno corporativo que incluye una junta directiva y ejecutivos que supervisan las operaciones y la toma de decisiones de la empresa.
Transparencia: Las sociedades anónimas a menudo deben cumplir con requisitos de divulgación y presentar informes financieros públicos, lo que brinda transparencia a los accionistas y al público.
Transferibilidad de acciones: Las acciones de una sociedad anónima son generalmente transferibles, lo que significa que los accionistas pueden comprar o vender sus acciones en el mercado secundario.
Durabilidad: Una sociedad anónima puede existir más allá de la vida de sus accionistas originales, lo que proporciona cierta continuidad empresarial.
Obtención de financiamiento: Las sociedades anónimas pueden emitir nuevas acciones para obtener financiamiento y capital de inversionistas, lo que les permite financiar proyectos y crecimiento.

Es importante tener en cuenta que las sociedades anónimas están sujetas a regulaciones legales y requisitos específicos en diferentes jurisdicciones. Antes de establecer una sociedad anónima, es fundamental consultar con un asesor legal o fiscal para comprender los procedimientos, requisitos y obligaciones relacionadas con esta forma de entidad empresarial

Ventajas:

Inconvenientes:

Definitivamente esta es la forma de sociedad y empresarial más compleja, por lo que no es recomendable para iniciar un negocio. Esta forma jurídica es recomendable para grandes empresa y multinacionales que quieren salir a bolsa.

Después de repasar las diferentes formas de abrir una empresa, la más equilibrada es la sociedad de responsabilidad limitada o SL después de comparar las diferentes formas. Para repasar, la SL te permite tener una responsabilidad social limitada no sujeta a los bienes de los socios, te permite realizar transacciones a nombre de la empresa, te permite tener accedo a capital, tener un cuadro de mando estructurado definiendo las diferentes tareas y te permite traspasar la empresa a través de la venta de participaciones.

1.3. ¿Es necesario realizar un pacto de socios?

Si tienes pensado abrir una empresa o emprender con más personas o socios además de ti mismo, confecciona sí o sí un pacto de socios. Incluso si vas a emprender con amigos o familiares siempre es recomendable confeccionar un pacto para cubrirse ante cualquier imprevisto.

Un pacto de socios es necesario cuando vas a emprender o montar un negocio con más de un socio. Si eres autónomo no hace falta realizar un pacto de socios, y en el caso de que haya más de uno, es recomendable de cambiar de forma turística y realizar el pacto de socios.

Un pacto de socios es un acuerdo formal y detallado entre los socios de una empresa que establece los términos y condiciones de su colaboración, la toma de decisiones, la asignación de responsabilidades y los mecanismos para resolver conflictos. Este pacto define las reglas del juego dentro de la empresa, abordando aspectos como la distribución de ganancias, la gestión operativa, la entrada o salida de socios, y otros aspectos cruciales para garantizar la eficacia y estabilidad de la empresa a lo largo del tiempo. Su objetivo principal es evitar malentendidos y disputas entre los socios al proporcionar un marco claro y consensuado para la operación y el crecimiento del negocio.

Para confeccionar un pacto de socios se deben tener unos cuantos puntos en cuenta:

Conoce bien a los socios con los que emprendes

Antes de asociarte, tienes que saber que pueden aportar tus socios a la empresa. No es recomendable que todos los socios tengan el mismo perfil o conocimientos y no se diversifique las aportaciones de trabajo que puede hacer cada uno de ellos. También no es recomendable tener socios que no puedan aportar ningún conocimiento a la empresa debido a que cuando se busque financiación externa, los inversores van a apostar por los perfiles de los socios y no van a estar dispuestos a invertir con una estructura de socios donde haya algunos que no aporten nada. La importancia de este punto es encontrar unos socios responsables que aporten diferentes perfiles al tuyo a la empresa y que sean diligentes en el trabajo. No es tanto la importancia a la relación a nivel personal (que obviamente, mejor si es buena), si no la relación a nivel laboral.

En resumen, escoge con mucho cuidado con los socios que emprendes, que tengáis buen rollo entre vosotros, aporte un perfil diferente a la empresa y crea una base de confianza y honestidad después de que debatáis las condiciones que se quiere incluir en el pacto de socios.

Establece los procesos de entrada en la empresa

En un futuro, es posible que haya nuevos socios o inversores que quieran entrar en la empresa. Para esto se debe establecer los procedimientos para la entrada, las participaciones que recibirá según el importe de capital aportado o según la capacidad de trabajo que aporte. Esta aportación también puede ser con bienes no dinerarios. También es importante establecer el porcentaje de participaciones a favor para que entre un nuevo socio o inversor. En caso de no designar ninguno, siempre será por mayoría absoluta, es decir, el 51% o más participaciones a favor.

Este apartado no es tan prioritario en las fases primarias de la empresa, se deben tener en cuenta en un futuro y siempre se pueden aprobar cuando sea necesario que un nuevo socio entre en la empresa.

Justo reparto de las participaciones de los socios según el trabajo y capital aportado

Este es uno de los puntos más importantes a decidir: como se repartirán las participaciones y como se basa el sistema de reparto.

Lo primero que hay que señalar que los socios son libres de repartir las participaciones como crean convenientes. No obstante, un reparto justo evitará futuros problemas con las aportaciones de cada uno, si no pueden verse en un futuro tensiones por considerar que el reparto está perjudicando y beneficiando a un socio más que a otro. Para hacer un reparto justo sería conveniente partir de la base un capital igualitario para todos los socios (ej. que cada uno ponga 2.000€) y después establecer las actividades de cada uno. Para hacerlo bien habría que hacer un cálculo aproximado de las horas de trabajo que aportará cada uno semanalmente y el que tenga más carga de trabajo tenga más participaciones. Ejemplo:

Acordamos que el 50% de las participaciones se reparten por el dinero aportado, si somos 2 socios y cada 1 pone 2.000€, tenemos 25% cada uno.

Ahora queda el otro 50% que repartimos según las horas aportadas, si uno puede aportar 20h a la semana y otro 30h, proporcionalmente hablando el que puede aportar 30h se llevaría un 30% y el que aporta 20h un 20% (estas son cifras simplificadas y fáciles, si las horas cambian se calcula la parte proporcional).

Nota: es recomendable que si sois 2 socios no se reparte las participaciones 50-50% debido a que esto puede provocar futuros bloqueos en la empresa por discrepancias entre los dos socios, mínimo que sea 49-51% y para proteger al que tiene el 49% se añada una cláusula que para las decisiones importantes hace falta más participaciones.

Figura representativa o administrativa y de accionistas en la empresa

Cuando se da de alta la sociedad limitada, hay que poner mínimo un administrados que sea el que firme y represente a la empresa. Esta figura administrativa será la que realice el alta de autónomo societario y el que realizará la labor más representativa de la misma.

Se pueden poner 1 o más administradores, y en el caso de varios se puede elegir que para las gestiones deban firmar todos los administradores o solo con uno de ellos es suficiente. No se explica las diferentes figuras administrativas porque lo ideal es que se de 1 administrador de alta por dos motivos:

El primero, es que facilita las gestiones al tener solo que firmar y personificarse un administrador único.

Segundo, es más barato para la empresa mantener una cuota de autónomo que varias a la vez.

Sabiendo esto, los socios se tienen que poner de acuerdo para seleccionar al administrador según sus capacidades de gestión de la empresa y disponibilidad para acudir presencialmente a todos los trámites que sean necesarios.

La segunda figura es el presidente de la junta de socios. La responsabilidad de esta figura es convocar las juntas societarias, ordenar y comunicar los puntos del día a tratar presidiendo la junta y levantar acta de todas las reuniones que se convoque a la junta de socios.

Esta figura es más burocrática que otra cosa, pero viene bien que los socios seleccionen a una persona responsable y ordenada para este puesto, ya que conforme crezca la compañía esta figura podrá ir adquiriendo más relevancia.

Control financiero de la empresa

Lo ideal es que el administrador de la empresa sea el que tenga el control (refiriéndose a que le haga un seguimiento exhausto) financiero. Es decir, una persona debe controlar todas las salidas y entradas de capital que tiene la empresa. Obviamente, puede ser que el administrador no tenga los conocimientos y las capacidades para poder desempeñar esta tarea contable, por lo que otra persona debería ocupar este lugar si tiene mejores dotes contables.

Igualmente, llevar la contabilidad como requiere Hacienda para poder realizar bien las liquidaciones del IVA y los cierres anuales de contabilidad, si no está formado en ellos, lo mejor es contratar una gestoría que realice la tramitación de la contabilidad por ti.

La gestoría Niobe Asesores realizan todas las tareas administrativas de la empresa por un precio mensual asequible de 85€ al mes (sin IVA), sin ningún coste adicional, solo el coste de generar el documento contable de las cuentas anuales que cuesta 150€ (sin IVA), pago único cada año.

Estructura de tareas o trabajos de cada socio

En el documento hay que dejar muy claro la función de cada socio. Esto plasmarlo en el pacto es muy sencillo, se destina una sección donde se exponga claramente las tareas que va a desempeñar cada socio.

Lo difícil de esto es que hay que ponerse de acuerdo entre los socios para saber qué actividad y cuantas horas va a destinar cada uno. La recomendación es que se sienten los socios detenidamente, estudien los perfiles de cada uno y a partir de esto se establezcan las funciones de cada uno, teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que tenga cada socio para aportar en la empresa.

Establecer los pasos de extinción de la empresa

Siempre hay que tener un plan para proceder en caso de querer cerrar o deshacerte de la empresa por cualquier cosa que pueda salir mal. Se puede llevar a cabo varias opciones para cesar la actividad de la empresa por si uno o varios socios quieren abandonar la empresa. Lo primero que salvo acuerdo o fuerza mayor, los socios deberán estar dentro de la empresa lo que se haya estipulado en el pacto de socios.

La primera opción es la venta de la mayoría o totalmente de la empresa a un tercero externo. Para esto hay que buscar compradores externos que quieran adquirir la empresa. Para esto se pueden utilizar plataformas como Deale que se encargan de poner en contacto en posibles compradores o inversores con startups. Para esto hay que presentar una serie de datos financieros para que se pueda poner un valor económico y se puedan recibir ofertas. Los pasos a seguir serían:

Es importante tener en cuenta que vender una sociedad limitada puede ser un proceso complejo que implica aspectos legales, financieros y administrativos. Se recomienda buscar el asesoramiento de profesionales, como abogados y contadores, para garantizar que todos los pasos se sigan adecuadamente y se cumplan las regulaciones y requisitos aplicables en tu jurisdicción.

La segunda es que algun o varios socios quieran continuar la actividad y compren la parte de los que no quieren continuar. Para esto se puede tanto vender la parte del socio que no quiere continuar o buscar un comprador externo. En el caso de que sen los propios socios, será más fácil y ahorrará alguno de los pasos anteriores, siempre que se llegue a un acuerdo por ambas partes.

En el caso de que se quiera buscar una venta externa, se deberán seguir los pasos anteriores, solo que las participaciones en venta son solo las del socio que desea salir de la empresa.

La última, es el cese de la actividad con el cierre de la empresa. Para esta opción la empresa se cerrará y cesará la actividad comercial. Para esto habría que seguir los siguientes pasos:

Es importante tener en cuenta que este proceso puede variar en función de las circunstancias y la jurisdicción, por lo que se recomienda obtener asesoramiento legal y contable específico para asegurarte de cumplir con todos los requisitos y regulaciones pertinentes.

Protección del talento y de la propiedad intelectual de la empresa

Para finalizar hay que tener en cuenta el know-how, el conocimiento y los procedimientos que diferencian a la empresa. Es muy importante saber que este tipo de información es la que puede hacer que tu empresa se diferencia, por lo que hay que proteger estos activos.

Aunque, en el siguiente punto veremos procedimientos legales para proteger estos intangibles, se debe incluir cláusulas en el pacto de socios por lo que los procesos y secretos empresariales sean confidenciales y pertenezcan a la empresa y no a los socios. Esto sirve para evitar que, si un socio se va, la empresa pueda continuar independientemente si el socio quiere o no traspasar los conocimientos. Además, evitamos posibles fugas y venta de secretos a la competencia.

Otro aspecto para tener en cuenta es el talento personal de los recursos de la empresa. Obviamente, es complicado retener el talento personal, si la propia persona no quiere continuar, pero es muy recomendable poner una duración mínimo de implicación de cada socio en la empresa y una cláusula para que traspase el conocimiento en medida de lo posible, si desea no continuar con la empresa.

Una vez visto todos los aspectos a tener en cuenta en un pacto de socios, es hora de redactar el de tu empresa. Obviamente, el pacto se puede personalizar como cada uno quiera y, además, si quieres que se quede un pacto más profesional, siempre puedes contratar a una empresa legal para que lo redacte.

Aquí te dejamos una plantilla de pacto de socios para que solo tengas que rellenarla con los datos específicos de tu empresa.

Nota: recordar que el pacto de socios es recomendable firmar todas las hojas en su lateral, además, de la última en el hueco de las firmas.

1.4. ¿Qué mecanismos tengo para proteger los intangibles de mi empresa?

Para una empresa es muy importante proteger los intangibles que la hacen que te diferencies de la competencia. En un mercado cada vez más competitivo, es muy importante tener estos intangibles protegidos en el mayor tiempo posible. Para esto existen diferentes herramientas según el intangible a proteger.

Registro de marca

El registro de marca en España se refiere al proceso legal mediante el cual una empresa o individuo protege su marca registrándola en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Una marca es un signo distintivo que se utiliza para identificar los productos o servicios de una empresa y diferenciarlos de los de otras empresas. Puede ser un nombre, logotipo, eslogan, combinación de colores, sonido, forma tridimensional u otros elementos que permitan la identificación.

El registro de marca en España ofrece una serie de beneficios y protecciones, entre los que se incluyen:

Protección exclusiva: Al registrar una marca, se obtiene el derecho exclusivo de uso en relación con los productos o servicios que se han identificado en la solicitud de registro.
Defensa legal: En caso de que alguien intente utilizar una marca similar o idéntica en relación con productos o servicios similares, el titular del registro de marca tiene derecho a defender su marca legalmente.
Valor comercial: Una marca registrada puede aumentar el valor comercial de una empresa, ya que se convierte en un activo intangible que puede ser transferido, licenciado o utilizado como garantía.
Reconocimiento: Las marcas registradas pueden ayudar a construir y mantener el reconocimiento y la reputación de una empresa en el mercado.
Diferenciación: Una marca registrada permite diferenciar los productos y servicios de una empresa de los de la competencia, lo que facilita la elección de los consumidores.

El proceso de registro de marca en España suele incluir los siguientes pasos:

Búsqueda de disponibilidad: Antes de presentar la solicitud, es recomendable realizar una búsqueda para asegurarse de que la marca propuesta no esté ya registrada por otra empresa.
Presentación de la solicitud: Se presenta una solicitud de registro de marca ante la OEPM, incluyendo información sobre la marca y los productos o servicios relacionados.
Examen de la solicitud: La OEPM examina la solicitud para verificar si cumple con los requisitos formales y si la marca es distintiva y no está prohibida.
Publicación: Si la OEPM aprueba la solicitud, se publica en el Boletín Oficial de la Propiedad Industrial (BOPI) para permitir que terceros presenten oposiciones.
Oposiciones: Si algún tercero considera que la marca propuesta afecta sus derechos, puede presentar una oposición durante un período determinado.
Registro: Si no hay oposiciones exitosas y la OEPM está satisfecha con la solicitud, la marca se registra y el titular recibe un certificado de registro.

El registro de marca en España tiene un período de validez de 10 años y se puede renovar indefinidamente cada 10 años. Para obtener protección efectiva, se recomienda consultar a un profesional legal o a un agente de propiedad industrial antes de iniciar el proceso de registro.

Diseños industriales

Un diseño industrial se refiere a la apariencia visual y estética de un producto, que puede ser determinada por sus características ornamentales, como la forma, el color, la textura o la ornamentación. Un diseño industrial busca mejorar la estética y la funcionalidad de un objeto y puede aplicarse a una amplia variedad de productos, desde muebles y electrodomésticos hasta envases y productos textiles.

En España, para obtener protección legal para un diseño industrial, puedes seguir estos pasos:

Determina si tu diseño es elegible: Asegúrate de que tu diseño cumple con los requisitos de originalidad y novedad necesarios para ser protegido como diseño industrial.
Búsqueda de antecedentes: Realiza una búsqueda en las bases de datos para verificar si existen diseños similares ya registrados. Esto te ayudará a determinar la novedad de tu diseño.
Prepara la documentación: Reúne toda la información y documentación necesaria, incluyendo dibujos, planos y descripciones detalladas de tu diseño.
Solicitud de registro: Presenta una solicitud de registro de diseño industrial ante la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). La solicitud debe incluir los dibujos o imágenes del diseño, una descripción detallada y otros datos requeridos.
Examen de la solicitud: La OEPM examinará tu solicitud para verificar si cumple con los requisitos formales y si el diseño es novedoso y tiene carácter singular.
Publicación: Si la solicitud es aceptada, se publicará en el Boletín Oficial de la Propiedad Industrial (BOPI) durante un período determinado para permitir que terceros presenten oposiciones.
Oposiciones: Si alguien presenta una oposición válida, se llevará a cabo un proceso de resolución de disputas. Si no hay oposiciones exitosas, el diseño será registrado.
Registro y protección: Una vez registrado, tu diseño estará protegido durante cinco años a partir de la fecha de presentación. Puedes renovar la protección por periodos adicionales de cinco años hasta un máximo de 25 años.
Defensa legal: En caso de que alguien copie o utilice tu diseño sin permiso, tienes derecho a emprender acciones legales para proteger tus derechos.

Es importante tener en cuenta que el proceso de registro y protección de diseños industriales puede variar según las circunstancias y las regulaciones específicas. Se recomienda obtener asesoramiento legal o consultar a un profesional en propiedad industrial para asegurarte de que tu diseño esté debidamente protegido y cumplir con los requisitos legales.

Patentes y modelos de utilidad

Una patente y un modelo de utilidad son formas de protección legal otorgadas a las invenciones para asegurar los derechos exclusivos sobre su uso y comercialización. En España, ambos son instrumentos para fomentar la innovación al otorgar derechos exclusivos a los inventores durante un período determinado.

Patente: Una patente es un derecho exclusivo otorgado a una invención que es nueva, involucra una actividad inventiva y es susceptible de aplicación industrial. Las patentes pueden ser para productos (invenciones de productos) o para procesos (invenciones de procedimientos). Proporcionan un alto nivel de protección y son válidas por 20 años a partir de la fecha de presentación.
Modelo de utilidad: Un modelo de utilidad es similar a una patente, pero requiere un nivel menor de innovación. Puede proteger invenciones que proporcionen una mejora funcional a un objeto ya existente, siempre y cuando sea nueva y tenga aplicabilidad industrial. Los modelos de utilidad tienen una duración de 10 años a partir de la fecha de presentación.

Aquí están los pasos generales para obtener una patente o un modelo de utilidad en España:

Investigación y documentación: Investiga para asegurarte de que tu invención es nueva y no está cubierta por patentes o modelos de utilidad existentes. Documenta todos los detalles relevantes de la invención.
Búsqueda de antecedentes: Realiza una búsqueda exhaustiva en las bases de datos de patentes para verificar si existen invenciones similares ya registradas.
Preparación de la solicitud: Prepara una solicitud de patente o modelo de utilidad que incluya una descripción completa y detallada de la invención, así como dibujos o diagramas si son necesarios.
Presentación de la solicitud: Presenta la solicitud ante la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Asegúrate de cumplir con todos los requisitos de formato y contenido.
Examen de la solicitud: La OEPM examinará tu solicitud para verificar si cumple con los requisitos formales y si la invención es nueva, involucra actividad inventiva y es susceptible de aplicación industrial.
Publicación y período de oposición: Si tu solicitud es aceptada, se publicará en el Boletín Oficial de la Propiedad Industrial (BOPI) durante un período determinado para permitir que terceros presenten oposiciones si consideran que la invención no cumple con los requisitos.
Oposiciones y resolución: Si se presentan oposiciones válidas, se llevará a cabo un proceso de resolución de disputas. Si no hay oposiciones exitosas, se procederá con el proceso de concesión.
Concesión y registro: Una vez que se superen todos los obstáculos, la OEPM concederá la patente o el modelo de utilidad y se procederá a su registro.

Es importante tener en cuenta que el proceso de obtención de una patente o modelo de utilidad puede ser complejo y requerir asesoramiento legal y técnico. Consulta con profesionales en propiedad industrial para asegurarte de cumplir con los requisitos y proteger adecuadamente tu invención.

Derechos de autor y copyright

Los derechos de autor, también conocidos como copyright en inglés, son un conjunto de derechos legales que se otorgan a los creadores de obras literarias, artísticas, musicales y otras expresiones originales. Estos derechos permiten al autor controlar cómo se utilizan y distribuyen sus obras, así como beneficiarse económicamente de su uso. Los derechos de autor protegen una amplia gama de creaciones, como libros, música, películas, obras de arte, fotografías, software y mucho más.

En España, los derechos de autor están regulados por la Ley de Propiedad Intelectual. Aquí están los pasos generales para obtener protección de derechos de autor en España:

Crear una obra original: Para tener derechos de autor sobre una obra, primero debes crear una expresión original y tangible de tu creatividad. Esto puede incluir escribir un libro, componer una canción, crear una pintura, diseñar un logotipo, etc.
No es necesario registro: En España y en la mayoría de los países, los derechos de autor se otorgan automáticamente en el momento en que se crea la obra original y se fija en un medio tangible. No es necesario registrar la obra para que tenga protección de derechos de autor.
Identificar al autor: Asegúrate de que tu obra lleve tu nombre o el nombre de la persona que la creó. Esto ayuda a identificar al autor y establecer la titularidad de los derechos.
Conservar evidencia de la creación: Mantén registros que demuestren la creación de la obra, como borradores, fechas de creación, correos electrónicos relacionados con la obra, etc.
Utiliza el símbolo de copyright: Si lo deseas, puedes usar el símbolo de copyright © seguido del año de creación y el nombre del autor para indicar que la obra está protegida por derechos de autor.
Registrar la obra (opcional): Aunque no es necesario en términos de protección, puedes optar por registrar la obra en el Registro de la Propiedad Intelectual en España. Esto puede ser útil para probar la titularidad en caso de disputas legales.
Defensa de los derechos: Si alguien infringe tus derechos de autor al utilizar tu obra sin permiso, tienes derecho a emprender acciones legales para proteger tus derechos y buscar compensación por daños.

Es importante tener en cuenta que la duración de los derechos de autor puede variar según el tipo de obra y la jurisdicción. En España, en general, los derechos de autor duran toda la vida del autor y 70 años después de su muerte. Sin embargo, es recomendable consultar con un abogado especializado en propiedad intelectual para comprender completamente tus derechos y las formas adecuadas de proteger tus obras en función de tu situación específica.

Secretos empresariales

Los secretos empresariales, también conocidos como secretos comerciales o know-how, se refieren a la información confidencial y valiosa que una empresa mantiene oculta para obtener ventajas competitivas en el mercado. Esto puede incluir métodos de producción, fórmulas, estrategias de marketing, procesos técnicos, listas de clientes y cualquier otro conocimiento que le brinde a la empresa una posición única y valiosa en su industria. Los secretos empresariales no están protegidos por derechos de propiedad intelectual como patentes o derechos de autor, sino que se basan en el mantenimiento de la confidencialidad.

En España, no existe un registro formal para obtener protección de secretos empresariales, ya que se trata principalmente de mantener la información en secreto y establecer medidas de seguridad para su protección. Aquí están los pasos generales para mantener y proteger secretos empresariales:

Identificación y clasificación: Identifica los activos y la información que son cruciales para tu empresa y que deben mantenerse en secreto. Clasifica esta información en función de su importancia y nivel de confidencialidad.
Políticas internas: Establece políticas internas de protección de secretos empresariales, incluyendo quiénes tienen acceso a la información, cómo se almacena y se comparte, y cómo se manejan las situaciones en las que los empleados se van de la empresa.
Acuerdos de confidencialidad: Firma acuerdos de confidencialidad (NDA) con empleados, contratistas y terceros que accedan a la información confidencial de tu empresa. Estos acuerdos establecen las obligaciones de mantener la confidencialidad.
Seguridad física y digital: Implementa medidas de seguridad física y digital para proteger la información confidencial. Esto puede incluir acceso restringido a ciertas áreas, contraseñas seguras y sistemas de seguridad cibernética.
Formación y concienciación: Educa a tus empleados y colaboradores sobre la importancia de mantener la confidencialidad y las medidas específicas que deben tomar para proteger los secretos empresariales.
Control de acceso: Limita el acceso a la información confidencial solo a las personas que necesitan conocerla para realizar sus funciones.
Documentación: Documenta todos los procesos, procedimientos y medidas de seguridad implementadas para proteger los secretos empresariales. Esto puede ser útil en caso de litigios.
Monitoreo y revisión: Monitorea regularmente las medidas de seguridad y revisa las políticas para asegurarte de que sigan siendo efectivas y adecuadas para la protección de los secretos empresariales.
Acción legal en caso de infracción: Si sospechas que alguien ha robado o divulgado información confidencial de tu empresa, busca asesoramiento legal y toma medidas legales para proteger tus derechos.

Mantener los secretos empresariales es esencial para mantener la ventaja competitiva y el valor de tu empresa. Si bien no existe un registro formal, el cuidado y la diligencia en la protección de la información confidencial son fundamentales para preservar tus activos intangibles.

Protección del código fuente web

En España, no existe un registro específico para el código fuente de una página web como se hace con las patentes, marcas o derechos de autor. Sin embargo, puedes utilizar medidas legales y técnicas para proteger el código fuente y los elementos creativos de tu sitio web. Aquí hay algunas acciones que puedes considerar:

Derechos de autor: El código fuente de una página web puede estar protegido por derechos de autor como una obra literaria o artística. Cuando creas la página web, los derechos de autor se aplican automáticamente. Aunque no es necesario registrarlo, mantener registros de la creación, fechas y otros detalles puede ser útil en caso de disputas.
Aviso de derechos de autor: Coloca un aviso de derechos de autor en el pie de página o en una sección destacada de tu sitio web. Esto indica que la obra está protegida por derechos de autor y disuade a otros de usarla sin permiso.
Licencias de software: Si estás utilizando software de código abierto o de terceros en tu página web, asegúrate de cumplir con las licencias y requisitos establecidos por esos proyectos.
Contratos de trabajo y acuerdos de confidencialidad: Si contratas a programadores o diseñadores para desarrollar el sitio web, asegúrate de incluir cláusulas en los contratos que establezcan la titularidad y confidencialidad del código fuente y otros elementos creativos.
Medidas técnicas: Implementa medidas técnicas de seguridad para proteger el acceso al código fuente, como contraseñas y autenticación de dos factores, especialmente si compartes el código con terceros.
Actualizaciones regulares: Mantén tu código fuente actualizado y realiza revisiones periódicas para asegurarte de que no haya vulnerabilidades de seguridad o problemas legales.
Documentación detallada: Mantén registros detallados de las versiones y cambios en el código fuente, así como de las decisiones y acciones relacionadas con su desarrollo y gestión.
Asesoramiento legal: Si consideras que el código fuente es particularmente valioso o estás preocupado por su protección, consulta con un abogado especializado en propiedad intelectual y tecnología para obtener asesoramiento legal específico.

Aunque no hay un registro formal para el código fuente de una página web en España, estas acciones te ayudarán a proteger legalmente tu trabajo y a disuadir a terceros de utilizarlo sin permiso. Recuerda que las regulaciones pueden variar y es recomendable obtener asesoramiento legal para asegurarte de que estás tomando las medidas adecuadas según tu situación específica.

1.5. ¿Qué es la protección de datos y cómo me ajusto a la RGPD?

La RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es una regulación de la Unión Europea que establece las normas para el procesamiento y protección de datos personales de individuos dentro de la Unión Europea. En España, la RGPD es aplicable a través de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que adapta y complementa los aspectos específicos de la RGPD en el ámbito español.

Las empresas y organizaciones que manejan datos personales están sujetas a las obligaciones de la RGPD. Algunas de las principales obligaciones incluyen:

Consentimiento informado: Las empresas deben obtener el consentimiento informado y claro de los individuos antes de recopilar, procesar o almacenar sus datos personales. Este consentimiento debe ser libremente otorgado, específico, informado y revocable en cualquier momento.
Transparencia: Las empresas deben proporcionar información clara y comprensible sobre cómo se utilizarán los datos personales, incluyendo el propósito del procesamiento, las categorías de datos recopilados y los derechos de los individuos.
Derechos de los individuos: Los individuos tienen derechos, como el derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad de sus datos personales. Las empresas deben permitir que los individuos ejerzan estos derechos y responder a sus solicitudes en un plazo específico.
Seguridad de datos: Las empresas deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, el robo o la divulgación.
Evaluación de impacto de protección de datos (EIPD): En ciertos casos, las empresas deben realizar una EIPD para evaluar los riesgos y las implicaciones para la privacidad de los individuos antes de llevar a cabo actividades de procesamiento que puedan tener un alto riesgo.
Notificación de violaciones de datos: Si ocurre una violación de seguridad que resulte en el acceso no autorizado a datos personales, las empresas deben notificar a la Autoridad de Protección de Datos y a los individuos afectados dentro de un plazo específico.
Responsable y encargado del tratamiento: Las empresas deben definir claramente quién es el responsable del tratamiento de los datos y quiénes son los encargados que procesan datos en su nombre. Deben establecer contratos con los encargados del tratamiento que cumplan con los requisitos de la RGPD.
Transferencias internacionales de datos: Si se transfieren datos personales fuera de la Unión Europea, las empresas deben garantizar que se tomen medidas adecuadas para proteger los datos en países que no tengan un nivel de protección equivalente.
Designación de un Delegado de Protección de Datos (DPD): Algunas empresas deben designar un DPD, un profesional encargado de supervisar el cumplimiento de la RGPD dentro de la organización.

Es importante que las empresas comprendan y cumplan con las obligaciones de la RGPD para proteger los derechos y la privacidad de los individuos. El incumplimiento puede resultar en sanciones significativas. Se recomienda consultar con profesionales legales especializados en protección de datos para garantizar un cumplimiento adecuado.

Guía gratuíta para montar mi empresa paso a paso

Progreso 10%

1. ¿Qué debes saber antes de abrir tu empresa?

1. Conceptos clave para montar tu negocio

1.1. Ámbito y tipología de la empresa

1.2. La mejor forma jurídica en España

¿En qué consiste trabajar como autónomo?

¿Qué es una comunidad de bienes o sociedad civil?

¿Qué es una sociedad de responsabilidad limitada o SL?

¿Qué es una sociedad anónima o SA?

1.3. ¿Es necesario realizar un pacto de socios?

1.4. ¿Qué mecanismos tengo para proteger los intangibles de mi empresa?

1.5. ¿Qué es la protección de datos y cómo me ajusto a la RGPD?